Pymes: costos y circunstancias

Al respecto, el filósofo español José Ortega y Gasset, hace más de cien años dijo: “Yo soy yo y mi circunstancia y si no la salvo a ella no me salvo yo”, ayudándonos a pensar en cómo tomar decisiones en momentos como el presente. 

Analizando nuestras propias circunstancias, una encuesta realizada por la Federación de Comercio e Industria de la Ciudad de Buenos Aires durante el mes de abril de este año cuenta que el 81% de las pymes porteñas no podría sobrevivir “ni un mes” con su actual estructura de costos, debido a la caída en sus ventas. Sin dudas, es una noticia lamentable y preocupante para el dinamismo de la actividad económica. Sin embargo, el 83,7% respondió haber mantenido a todos sus empleados, a sabiendas de que en este país por cada peso puesto en un colaborador le cabe 3 pesos más al Estado.

Ahora bien, toca preguntarse si las pymes encuestadas sólo están achicando a ciegas por donde pueden, en pos de generar algún ahorro o, en cambio, están realizando un análisis metódico de toda su estructura de costos. Es sabido que todos los empresarios quieren disminuir expendios constantemente, pero muy pocos lo hacen preocupándose en que esa mengua no impacte en su modelo de negocio. No obstante, ante cifras como los mencionados al inicio, en este 2020 volátil, lleno de incertidumbre, complejo y ambiguo, es menester implementar una política de contracción de egresos, buscándole la vuelta para que el diferencial de la pyme no se vea afectado. 

Entonces, más allá del orgullo que genera el hecho de que las pymes se preocupan por las personas en su equipo aun en los peores momentos, estos datos invitan preguntarse: ¿cómo reducir los costos de una pyme sosteniendo a su plantel de trabajadores? 

A continuación, abordaré una herramienta de examen elemental útil para revisar si la estructura de costos de una compañía está alineada a su modelo de negocios. Esto a fin de facilitar la tarea de ajuste de la organización sin impactar en su propuesta de valor y sosteniendo a su recurso elemental: el capital humano. 

Comencemos recordando que un modelo de negocios es el conjunto de acciones que pone en práctica una organización para generar, brindar y capturar valor traducido en ingresos.  El mismo parte de dos incógnitas: la primera es si los clientes valoran aquello que provee la empresa. La segunda cuestión plantea si esta puede generar retribuciones con sus acciones.  

Por su parte, una estructura de costos está conformada por el valor monetario de cada bien utilizado para desarrollar las tareas elementales que permitan obtener dinero, bienes o intangibles. Es importante mencionar además que la misma está compuesta por gastos fijos (indistintos al nivel de ventas y regulares como alquileres, sueldos, servicios públicos, entre otros) y variables (aquellos que se alteran en función de las operaciones comerciales). 

Dicho esto, resta iniciar un estudio pormenorizado de la estructura, empezando por identificar los costos predecibles de los inesperados, estableciendo cuántos de los conceptos de la lista antes elaborada pueden ser controlados por el empresario y cuántos no. El objetivo de esta labor es replantear los procesos de la compañía, en pro de convertir los costes impredecibles en anticipables o, en todo caso, generar un fondo de reserva conveniente para los desembolsos que no se puedan prever. 

El segundo paso es controlar si la estructura de costos existentes es la adecuada al modelo de negocios. Para ello, se deben detectar si los egresos permiten obtener activos y/o si facilitan el desarrollo de las actividades clave.  Hecho esto, queda suprimir los que no cumplen con estos criterios y reducir presupuestos de los restantes generando alianzas. 

Asimismo, es relevante analizar si la velocidad con la que el capital sale de la empresa es más lenta que con la que ingresa. Para lograrlo, se deben cotejar los plazos de pagos de proveedores y con los que la organización brinda a sus clientes. También es viable comparar el patrón de ingresos propio (si es transaccional, por suscripción, tarifas, alquileres de bienes de uso, honorarios, licencia, etc.) con las vías de egresos dado que, de existir un desfasaje entre ambos criterios, es inevitable plantearse si es preciso buscar un nuevo estándar de cobros que, a su vez, no modifique el de los pagos. 

El tercer aspecto para tener en cuenta a la hora de revisar los costos es la rentabilidad de las operaciones. Aquí no se debe analizar tan solo el estado de resultados presentado al fisco. Es ineludible, conjuntamente, revisar los valores unitarios y las ganancias obtenidas por cada producto. Con esta información, es dable contrastarla con el costo de oportunidad. Este último es un concepto económico que invita a pensar en qué más se podría estar haciendo con los recursos puestos en la empresa. Por ejemplo, se podría considerar vender la propiedad donde está ubicado el local de ventas, poner ese dinero en la bolsa y comenzar a pagar un alquiler mediante los intereses generados.

Por último, es sustancial analizar si se están aprovechando o no a las economías de escala. Este término hace referencia a las ventajas que se pueden obtener a largo plazo del aumento en la producción. Para explicarlo sencillamente, una empresa obtiene economías de escala cuando, a partir de un determinado volumen de elaboración, los costos unitarios se van reduciendo, permitiendo un mayor margen. 

Pongamos por caso a una empresa de fabricación y venta de panes. Su manufactura diaria conlleva una serie de costos fijos y variables (salarios, impuestos, alquileres, materia prima, servicios, etc.). Los costes fijos los tendrá la compañía venda uno o infinitos kilos de pan, pero una vez cubiertos éstos y su parte de los variables la compañía empezará a tener beneficios. Desde ese momento, cada unidad vendida sólo deberá cubrir sus costes fijos y aunque un volumen haga que sean necesarios nuevos costos (más suministros o más trabajadores), estos crecen siempre menos que los beneficios. Un aumento de la producción con una reducción de egresos sin duda permite la expansión, el poder de negociación de proveedores aumenta y la inversión en tecnología cada vez es más rentable.

En resumen, es elemental tener conciencia absoluta de los costos fijos y variables de una pyme y cómo impactan estos en su modelo de negocios. Para ello, se deben revisar los egresos predecibles de los que no lo son, lograr un equilibrio entre la velocidad de ingreso y de salida del dinero, tener en claro la rentabilidad y el costo de oportunidad y apuntar siempre a lograr economías de escala. 

Para finalizar, estimado empresario pyme, retomando a Ortega y Gasset, te invito a convencerte de que las circunstancias nos condicionan, pero no nos limitan, ya que somos capaces de elegir como responder a ellas y de modificarlas. Por tanto, es bueno recordar otra de las célebres frases del pensador español que reza: “Solo es posible avanzar cuando se mira lejos. Sólo cabe progresar cuando se piensa en grande”.

El autor de esta nota es mentor en GrupoSet LATAM