Yendo de la oficina al living: home office en las pymes

Cabe destacar que los viajes espaciales venían ocurriendo hace décadas, pero fue la televisación del primer aterrizaje a nuestro satélite natural lo que hermanó a todas las sociedades.

Algo similar ocurrió hace poco tiempo en el ámbito laboral, como consecuencia directa del coronavirus. Pues, el home office o trabajo remoto existe desde la aparición de las telecomunicaciones. Sin embargo, fue la cuarentena obligatoria la que igualó a millones de empleadores y empleados de diversos rubros en la misma situación: la necesidad de trabajar a distancia para cumplir con un rol, sin la ocupación real de un espacio físico en la empresa. 

De este modo, el aislamiento social no sólo obligó, de un momento a otro, a los partícipes del mercado a resguardarse en sus casas, sino también los impulsó sin previo aviso a reinventar la modalidad de trabajo. 

Ahora bien, ¿cómo se puede transformar una manera de empleo tradicional a otra virtual sin sucumbir en el intento? El presente artículo intentará responder todas las preguntas relacionadas al teletrabajo. 

Comencemos diciendo que la cultura organizacional de la mayoría de las Pymes argentinas esta colmada de prejuicios sobre el trabajo remoto, siendo la principal preocupación al respecto, la dificultad en el control de los colaboradores.

Es que resulta que gran parte de las compañías locales aun equiparan a la supervisión con una tarea exclusivamente visual donde, para estar seguros de que un empleado cumple sus funciones, es preciso verlo en su puesto laboral, aun cuando la sola presencia en el mismo no otorgue ninguna garantía.

Por otra parte, comúnmente se considera que la cercanía en espacio genera un buen ambiente laboral, fomentando el compañerismo y las relaciones interpersonales. En este sentido, otro preconcepto habitual es la creencia de que el teletrabajo aísla a los equipos. 

Frente a estos mitos, la realidad demuestra que un empleado puede ser mucho más prolífico si no se siente presionado ni doblegado, es decir, si trabaja por objetivos antes que por acumulación de horas, siendo estos mucho más fáciles de fiscalizar.

Por otro lado, por lo general, un colaborador cuando practica el teletrabajo se siente más productivo al ahorrarse el tiempo y dinero del traslado hacia la oficina, manejar sus horarios, demostrar y ver resultados concretos y contar con mejor equilibrio entre la vida personal y laboral. En cuanto al contacto social, la gran gama de herramientas existentes en la nube achica al mínimo cualquier sensación de aislamiento, maximizando las posibilidades de comunicaciones.

Otro aspecto a tener en cuenta es que las empresas con mayor éxito en la implementación del home office son aquellas que capacitan tanto a los empleados junior como a los seniors, las que hacen reuniones de evaluación, las que trabajan por proyectos, las que establecen mediciones y las que hacen seguimiento de los resultados. Por tanto, si estas prácticas no estaban incorporadas antes de la pandemia en la cultura de una organización, el salto hacia lo digital podría resultar cuesta arriba.

Además, para la implementación adecuada del home office en su empresa, conviene atender a las siguientes recomendaciones: 

Primero, es de gran utilidad definir rangos horarios para consultas, intercambios y videollamadas con el equipo.  Asimismo, es primordial destinar un espacio específico en la casa para esta labor. El mismo debería ser cómodo, estar organizado y aislado de interrupciones y distracciones. Igualmente, sirve cambiarse de ropa para realizar las actividades laborales, a la vez de aclarar a los demás integrantes del hogar que no se está disponible en ese momento.

Del mismo modo, se debe considerar el equipamiento, la calidad de conexión con internet y, por supuesto, cuentas claras sobre quién pagará cada cosa. Por ello, la empresa y el empleado deberán definir con antelación quién se hará cargo de equipos, insumos, accesorios, conectividad, facturas de servicios y todo tipo de gasto que se genere. 

Por último, se debe establecer un sistema de supervisión acorde ya que, como se dijo, el control es totalmente posible en el trabajo remoto. Para ello, se aconseja implementar algún software de gestión que posibilite mediciones precisas de los resultados y productividad de los empleados. Esto en principio se puede realizar con calendarios compartidos, donde cada uno “cargue” las tareas realizadas o por realizar, a fin de que el supervisor pueda medirlas y registrarlas.  

Antes de finalizar, citaré un ejemplo que ilustra la factibilidad de reacomodarse, reconstruirse y volver al ruedo. Este es el caso de una pyme de venta de indumentaria femenina en pleno centro de una ciudad. Ante el aislamiento preventivo, la misma comenzó a poner énfasis en la plataforma Instagram para exhibir sus productos y dio a los vendedores de salón la responsabilidad de ser moderadores en ese canal, sacar fotos de los artículos, publicarlos y armar los pedidos.

Al mismo tiempo, mudó su sistema de facturación y su área contable a la nube y requirió a sus empleados administrativos que trabajen desde su casa para dar soporte a cada operación de cobros, pagos, compras y ventas. La dueña llevó toda la mercadería a su hogar y, tras el control cruzado entre el sistema del vendedor con el del administrativo, se encargó del despacho vía delivery de la encomienda. Así, cuando la cuarentena fue obligatoria, pudo sostener un nivel de ventas óptimo para atender a sus clientes, liderando las actividades de sus colaboradores. 

Cierro este artículo recordando que las pymes significan el 65% del empleo privado formal en el país. Detrás de muchas de ellas hay un luchador o un grupo de guerreros que arriesgan su patrimonio personal y que son capaces de crear riqueza y beneficios para toda la sociedad.

Es que las pequeñas y medianas empresas suelen ser fruto de emprendedores que, a base de mucho esfuerzo y preocupaciones, logran sacar su sueño adelante. Es por ello, estimado empresario, que lo invito hacer lo posible para que su proyecto siga en funcionamiento de manera remota, entendiendo que estos son pequeños pasos para su pyme, pero un gran paso para la economía argentina.