Pymes ¿modernas?

Si bien este filme corresponde a tiempos ya no tan modernos, existen pymes que, a pesar de contar con lo último y más costoso en informática y telecomunicaciones, todavía caen en culturas que no fomentan y hasta castigan la labor en equipo, la toma de decisiones autónomas y el trabajo por objetivos.  

Frente a ello, este artículo intentará mostrar una manera de modernizar una empresa con el plus de no necesitar poner un peso para llevarla a cabo. ¿Cómo es esto posible? Utilizando herramientas que agilizan cualquier proceso y encaminan a un equipo de trabajo a un mismo propósito. Me refiero a las metodologías ágiles, es decir, a sistemas de gestión de proyectos para uso efectivo y creativo del tiempo.

Las metodologías ágiles, como su nombre lo indica, son útiles para agilizar procedimientos. Esto es: visualizar y organizar tareas, mejorar rendimiento y trabajo en conjunto y realizar un seguimiento detallado de cualquier proyecto. Existen tantos tipos de técnicas rápidas como empresas que las aplican, pero aquí abordaremos las dos más conocidas. A saber: SCRUM y KABLAN.

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La metodología SCRUM surgió para administrar desarrolladoras de software. No obstante, puede utilizarse para organizaciones de cualquier índole. Concretamente, esta propone trabajar en ciclos, obteniendo entregas parciales de un producto final más amplio.  Entre sus beneficios se encuentran priorizar tareas, hacer foco en metas concretas, fomentar el trabajo colaborativo y la constante adaptación a cambios

Para implementar la metodología SCRUM, lo primero que hay que hacer es desglosar los proyectos grandes en una lista con tareas breves.  Al comienzo, se definen cuales actividades se van a realizar y se dividen los roles entre los participantes a lo largo de lo que se denomina “ciclos” o “sprints”. Luego, al finalizar cada fase, se reportan resultados concretos y se vuelve sobre la lista de operaciones para comenzar un nuevo período.

Los sprint o ciclos mejoran el seguimiento del encargo y evitan el olvido de alguna tarea. A su vez, optimizan la comunicación interna, al dejar en claro lo que pasa en cada aspecto del proyecto y quien o quienes son los responsables de este. Es clave mencionar que, una vez comenzado un sprint, no se puede ingresar más trabajo, a fin de evitar algo ajeno a él distraiga al equipo. Así, una vez iniciado el ciclo, la atención debe estar focalizada en lo que se planificó. Es por este motivo que como debilidad de esta estrategia se destaca su inflexibilidad ante las eventualidades o urgencias.

A su vez, cada sprint consta de tres etapas. La primera consiste en una reunión inicial para el planeamiento del ciclo. Le sigue a esta una reunión diaria de 15 minutos, en donde cada miembro se limita a mencionar al resto como viene con su tarea. El tercer momento es el de la reunión de finalización del sprint. En ella, se revisa el trabajo realizado y se toman decisiones al respecto. Cabe destacar que, para que funcione la metodología, cada sprint debería tener una duración de entre 2 y 4 semanas.

Para hacer más comprensible a la metodología SCRUM, se abordará a su DIVISION DE ROLES en el equipo. Este está compuesto por integrantes autónomos y autoorganizados, siendo estas competencias esenciales para que no se trabe el proyecto. Pues, si cada vez que alguien tiene que tomar una decisión debe consultar primero, el proceso resultaría mucho más lento. Por lo tanto, cada cual debe ser capaz de tomar sus decisiones a conciencia.

Resta decir que cada equipo debe contar con un experto encargado de eliminar todas las trabas que se presenten durante el ciclo.  Por otro lado, es fundamental que cada grupo esté conformado por no más de siete personas, pero no menos de tres individuos. Esto es para que existan consultas permanentes, sabiendo que el intercambio entre compañeros fomenta la creatividad.

Otra parte involucrada en esta estrategia es el encargado del proyecto. Esta es la persona que centraliza las nuevas tareas que llegan, tiene la visión del resultado final del plan, define las funciones y prioridades. También, es el encargado de reunirse con los interesados en el plan, ajenos al SCRUM, y así entender que es lo que desean.

Por su parte, la metodología KANBAN (en japonés “visual” o tarjeta”) consiste en visualizar el flujo de trabajo en una barra de tareas y distribuir las mismas en una serie de columnas. Cada una representa a una etapa del progreso de trabajo.

La ventaja que brinda este método es la visualización constante del flujo de trabajo, evitando que un miembro del equipo olvide el procedimiento. De este modo, también se mejora la comunicación interna, dado que solo con mirar el tablero es posible saber quién está trabajando en qué cosa.

Para poner en práctica esta herramienta, se recomienda ubicar hasta 4 tareas en cada columna. Entonces, con un número limitado de labores en curso, se busca una concentración mayor, ayudando a gestionar mejor el ritmo de trabajo y a tener un seguimiento claro de los tiempos y recursos invertidos.

Asimismo, es menester definir el contenido de cada cuadro. Por lo general, suelen utilizarse cinco columnas: una para las ideas sueltas de cosas por hacer, otra para tareas “en curso”, o sea, actividades que deben ser realizadas, priorizándolas según su nivel de urgencia e importancia.  La siguiente franja contiene a los asuntos pendientes, aquellos que pasarán a la lista de "en curso" cuando esta se despeje. Dentro de la misma, se ubican los quehaceres en momento presente y no conviene sobrecargarla. Finalmente, la última columna muestra a las labores terminadas, ya que primordial visualizar los logros para sentirse motivado a continuar.

A su vez, todos los deberes listados deben ser anotados en TARJETAS. Cada tarjeta tiene que indicar a la persona encargada de las tareas consignadas en ella, la descripción de las operaciones y el tiempo estimado de realización de estas. Igualmente, en la metodología KANBAN también se destacan las reuniones de equipo. Estos encuentros son de 15 minutos, siempre al alrededor del tablero de actividades, con la intención de redefinir prioridades diarias.

Estas estrategias se pueden aplicar tanto en grandes multinacionales y manufactureras como Toyota, la creadora de KANBAN, hasta en pequeñas compañías o cualquier negocio pyme a cargo de proyectos diversos, con tiempos de trabajo limitados y con productos finales concretos, ya sean estos centenares de autos y camionetas o un placard y un estante. La justificación en ambos casos es igual: mantener un mejor control de los inventarios, organizar la producción al evitar la formación de los conocidos 'cuellos de botella' y conservar en alto los propios estándares de calidad, todo a un costo mínimo.

Te propongo entonces, estimado empresario pyme, que te abras a la idea de que modernizar tu empresa no necesariamente implica agregar sistemas informáticos, o adquirir la última tecnología del mercado. Más bien, sumando metodologías ágiles a tus equipos de trabajo y aprendiendo sobre la marcha de su implementación, estarás dando grandes pasos para llevar a tu pyme a otro nivel. Como dijo el maravilloso Charles Chaplin: “Aprende como si fueras a vivir toda la vida, y vive como si fueras a morir mañana”.