Turismo de reuniones: el marketing perfecto a la hora de hacer un evento

Entrevista a Soledad Urtubey

La Organización Mundial de Turismo ha reconocido al Turismo de Reuniones hace más de 25 años como una herramienta fundamental para incentivar dicho sector en los lugares donde se lleva a cabo. Sin embargo, en nuestro país se encuentra la Asociación Argentina de Organizadores y Proveedores de Exposiciones, Congresos, Eventos y de Burós de Convenciones (AOCA), la cual trabaja con toda la cadena de la oferta turística del Turismo de Reuniones desde hace 35 años. 

Para introducir al tema, la empresaria Soledad Urtubey diferencia lo que es el turismo de ocio del turismo de negocio. En lo que respecta al segundo caso, indicó que “es un espacio de encuentro donde se dan distintas circunstancias, la primera es la transferencia de conocimiento y la segunda es poder encontrar las herramientas para fidelizar con los clientes”.

En este sentido el Turismo de Reuniones lo que busca es ser la mejor estrategia de marketing a la hora de establecer un evento. Cuando uno habla de evento no tiene en cuenta ciertas estrategias que son fundamentales para incentivar tanto la cultura del conocimiento como el turismo de la sede misma donde se realiza dicho evento.

“Lo que se genera dentro de la comunidad abarca todos aquellos actores que directamente están vinculados con la oferta de servicios para que se haga un evento, que naturalmente llegan a un 62% del total de lo que genera un evento y hay un 38% que queda en la comunidad”, explica la experta, quien detalla que “es importante determinar el público de un evento, que por lo general son profesionales. Estos profesionales generan gastos en las sedes de evento, que terminan volcándose en la comunidad”.

“Teniendo en cuenta cuál es el perfil de estos profesionales, tenés que analizar que si el evento es de tres a cuatro días, el gasto que ejerce este público es 4 o 5 veces más de lo que gasta un turista de ocio”, señala Urtubey.

Y va más allá y sostiene que en una segunda plataforma, y la más importante, es comprender que estas personas asisten con una determinada apertura de recibir conocimientos nuevo, a ser networking con sus colegas, a generar algún tipo de negocio”.

La dinámica a la hora de convocar algún tipo de evento, los profesionales de cualquier sector debe referirse a los llamados Burós que existe en el lugar sede de evento escogido. En la provincia del Chaco opera un Buró desde diciembre de 2017, conformado por diferentes empresarios del ambiente.

La función del mismo es promover la concientización de toda la comunidad que pretende posicionarse como sede de eventos, esto tienen que ver específicamente con la promoción del destino como una sede profesional para recibir congresos o atraer eventos. “Los eventos a través del Turismo de Reuniones llegan por un resultado de un trabajo profesional de captación y de haber generado un banco de información de datos del destino Benderskyy la oferta profesional de dicho destino contiene”, indicó Soledad.

A nivel mundial cuando se organiza un evento, la Institución de referencia es necesariamente un Buró. “La llamamos Institución del Destino Sede de Eventos, que no es lo mismo que la Institución de una sede turística”, refirió la empresaria, quien aseguró que “los empresario del Buró son profesionales en sus rubros, desde quien está a cargo del alojamiento, de la gastronomía y de cada uno de los servicios que esa sede de eventos debe prestar. Esto se realiza de acuerdo a los estándares que internacionalmente rigen para las sedes de eventos”, sostuvo.

A su vez, lo que se plantea desde le Buró es que el equipo de profesionales que lo conforman ayuden con nivel de servicios a que lo que se brinde sea igual que aquello que se desarrolla en todas partes del mundo. “Así ayudamos a la asociación local, a que puedan ir a presentarse a cualquier asociación de profesionales”, aseguró Urtubey.

Sin, dudas el Turismo de Reuniones vino a dar un plus en el incremento de la calidad de cada sector. Afianzar los canales de comunicación y gestión de los profesionales que asisten a un evento, genera que ese grupo humano vuelva a su cotidianidad con una calidad profesional mayor a la que vino.

Soledad Urtubey, dejó en claro que uno de los objetivos es afianzar la calidad en cada sector que pide el servicio. “Cuando uno habla de promover la sustentabilidad del destino como sede de eventos, específicamente tiene que ver con incentivar la calidad profesional de dicho destino. Si la oferta de servicios profesionales no tienen estándares de calidad acordes a estos eventos profesionales, obviamente que la sede no va a ser sustentable, en el sentido de que no va a subsistir en el tiempo, porque un destino que no trabaja con estándares de calidad”, señaló la empresaria, y refuerza esta conclusión: “Todos los que conformamos un Buró estamos obligados a estar en constante actualización y capacitación y es una de las cuestiones que generan los eventos”.

Los mismos eventos son los que a los empresarios, los motiva a seguir invirtiendo, no sólo en mejores servicios, sino en una capacitación personal a las diferentes empresas, a los mismos empleados, lo que indefectiblemente termina beneficiando a todas las sedes.

Cabe destacar que el Anuario de Medición del Observatorio Económico del Turismo de Reuniones dijo que la provincia del Chaco, entre 24 provincias, está en el décimo lugar como generadora de eventos.

Este dato significa comprender que se abre un nuevo juego en el turismo del conocimiento regional y establecer el grado de responsabilidad y empeño para reforzar y profundizar aún más la inserción del Chaco en este tipo de actividades. “Celebro esta estadística”, sostuvo Soledad Urtubey, quien agregó: “Independientemente del trabajo, que sin lugar a dudas se viene haciendo desde el municipio y de la provincia por el turismo de reuniones, esta es una actividad en donde el motor esencial proviene del sector privado”.

Al respecto y siguiendo con las estándares comparativos con las dos grandes ramas del turismo y el grado de implicancia de los sectores públicos yprivados, al empresaria señaló que la gran diferencia es que “en el turismo de ocio, cuando no cumple con las expectativas, se toca la puerta al Estado; pero cuando el turismo de negocios no funciona, hay que tocar las puertas del privado y decirle: hermano qué te pasa que no estás laburando”.

Esto deja más que claro que en el Turismo de Reuniones se debe fortalecer un equipo consolidado desde el sector privado que por supuesto debe ir acompañado de políticas públicas acordes (municipal y provincial), en donde se camine los tres sectores de la mano por un mejor destino. Que el Chaco hoy esté ocupando el décimo lugar en el ranking de sedes de eventos a nivel nacional obliga a consolidar este posicionamiento y la única manera de conseguirlo es con mejor capacitación y formación.

Soledad Urubey es Directora (CEO) y Fundadora de la Empresa Sol del Norte Eventos & Servicios (Salta), Consultora empresarial, a cargo del Área Comisionado Nacional de la Provincia de Salta, fue Directora General de Turismo de la Provincia de Salta, especialista en Asesoramiento profesional y logísticamente en Eventos.