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Sebastián Latashen
Por: Sebastián Latashen

Des…control

A riesgo de ser autorreferencial, voy a contarte una vez más amigo lector, una anécdota personal. Resulta que hace algún tiempo, asesorando a una pyme, se me solicitó que confeccione un manual de procedimientos.

 Para ello, inicié por la descripción detallada de todos los puestos de la empresa. Realicé esta última reuniéndome con cada uno de los colaboradores y pidiéndoles que describan todas las tareas que realizan, más allá de la frecuencia e importancia.

Cuando finalicé esta primer etapa, me acerqué a la oficina de mi cliente (el dueño de la empresa) y manifesté: “Señor, tras un análisis exhaustivo, creo que la solución es despedir a todo su personal”. Sorprendido el empresario me pregunta cuál era mi argumento para realizar tal sugerencia, a lo que respondí: “es que acá nadie trabaja, todos simplemente controlan”

Me animé a ser efusivo en mi análisis dado que, al revisar las respuestas de los colaboradores de la empresa, la mayor parte del trabajo de todos, sea cual sea el puesto, implicaba en gran medida actividades de control más que de producción (de bienes o servicios). Es decir que en cuatro de cinco tareas descritas, encontré el siguiente verbo en cualquiera de sus variantes: "CONTROLAR‘’.

Vamos a otro ejemplo: recuerdo a otro cliente que, para organizar su circuito de pagos y asegurarse la provisión de sus insumos, consultaba semanalmente a su principal proveedor el saldo de su cuenta, sin tener un registro propio del mismo para poder conciliarlo y evaluar si había alguna falla interna o externa en el proceso de compras. 

Esto es tan grave como el caso de la empresa con la que empecé el artículo. Convengamos que no podemos dejar de tener registros propios. Por supuesto que revisar lo que se hace es importante. No obstante, decidir qué controlo, cuantos recursos monetarios y tiempo le destino y cómo desarrollo el proceso de revisión, lo es aún más.

Debemos encontrar entonces el equilibrio entre controlar todo al extremo, de un modo panóptico y persecutorio, o directamente no controlar, dejando que agentes externos como el Estado o el cliente lo haga por nosotros.

Pero, para poder poner un poco de orden a este descontrol, partamos por entender de qué hablamos cuando hablamos de control. A saber, controlar es el proceso de monitorear y reglamentar la eficiencia en la que una pyme y sus miembros desempeñan las actividades necesarias para alcanzar sus metas. Por ello, no podemos considerar un procedimiento de control sin antes tener en claro nuestro rumbo como organización.

Además, vale prevenir sobre un error muy común: supervisar no es sinónimo de buscar errores para “castigar” a quien los comete. Mas bien significa: reaccionar ante eventos una vez ocurridos, mantener el rumbo correcto, aprender de los errores, prevenir futuras faltas, corregir en la práctica, prever los eventos, adaptar a la organización para que responda al entorno y mantener motivados a los empleados, enfocados y trabajando unidos por esa meta en común.

Ahora bien, si luego de definir el proceso de control adecuado para tu pyme, con revisiones cruzadas, superposición de intereses y acorde al presupuesto de recursos de la misma, este no te brinda la información que buscas (nivel de rentabilidad, eficacia en el uso de recursos,  calidad de los bienes y servicios,  nivel de respuesta a los clientes, grado de innovación de tu organización, etc.) es tiempo de revisar si el mismo está bien desarrollado.

A no confundir: no existe plan eficiente sin su debido control. Pero si el proceso de control cuesta más (en tiempo, recursos, personas) que cualquiera de los demás procedimientos, este es ineficiente.

Sin ánimos de caer en el nihilismo, recordá la famosa frase de Friedrich Nietzsche: “Solamente aquel que construye el futuro tiene derecho a juzgar el pasado”. Así, empezá por revisar los roles de tus colaboradores pero también hacelo con vos mismo. ¿Cuánto tiempo estás perdiendo en el control? ¿Y si mejor lo usas en hacer crecer tu Pyme?